Окупаемость автоматизации
Два процесса. Первый: 40 заявок в день по 12 минут ручной работы - это 480 минут, ровно восемь часов, целый человек. Второй: сверка, которую делают три раза в год по четыре часа - двенадцать часов в год. Разработка обоих стоит примерно одинаково, скажем 200 часов. Первый окупится за считанные месяцы, второй - лет через семнадцать.
Стержень: отдача складывается из частоты и предсказуемости, а сэкономленные часы становятся деньгами не сами собой.
// Формулировки: «какой процесс автоматизировать первым?», «эффект в сэкономленных часах», «время обработки упало, срок не изменился»
Частота умножить на предсказуемость
Два множителя решают всё. Частота даёт объём экономии, предсказуемость правил - стоимость сопровождения. Рутина сотни раз в день по чётким правилам даёт и то и другое: много сэкономленных часов и редкие доработки.
Процесс, который идёт трижды в год и каждый раз по-новому, проваливается по обоим множителям сразу: экономить нечего, а правила меняются быстрее, чем успеваешь их закодировать. Дешевле оставить его ручным, но дать шаблон и инструкцию.
// До автоматизации процесс упрощают. Автоматизация цементирует порядок: кривой процесс становится дорогим в изменении, а четыре лишних согласования - навсегда встроенными в систему, и через год никто не вспомнит, зачем они там.
Когда часы становятся деньгами
Восемь сэкономленных часов в день сами по себе расходов не уменьшают. Если освободившееся время ничем не занято и штат не сокращён, компания платит ровно столько же, сколько платила.
Путей превращения два. Первый: те же люди берут объём, который сейчас не успевают, - тогда эффект считают приростом обработанных заявок. Второй: численность действительно сокращается - тогда через фонд оплаты. Посчитаем второй: один человек стоит 100 тысяч в месяц, это 1,2 миллиона в год; разработка 1,5 миллиона, сопровождение 300 тысяч в год. Чистая экономия первого года - 900 тысяч, вложения возвращаются примерно за год и восемь месяцев.
// Сопровождение из смет выпадает чаще всего: исправления, адаптация под изменившиеся правила, обновления платформы, обучение новых сотрудников. За пять лет оно спокойно перерастает стоимость самой разработки.
Исключения и теневой процесс
Человек разбирается с нестандартным случаем на ходу, система выполняет только заложенные правила. Пусть исключений 15 процентов: из 40 заявок автомат закрывает 34, шесть остаются людям. Экономия уже не восемь часов, а меньше семи - и это до того, как посчитали время на разбор случаев, где автомат ошибся.
Когда исключений много, вокруг системы вырастает теневой процесс: обходные заявки, переписка мимо, таблички «настоящих» данных. Сотрудники тратят время на борьбу с системой, и суммарно становится медленнее, чем было руками.
// Поэтому долю исключений считают заранее, по прошлым данным, и для них проектируют легальный ручной путь. Легальный - значит видимый в системе и учтённый в отчётности, а не подпольный.
Ускорили не то место
Шаг обработки сократили с 12 минут до одной. Локально в двенадцать раз быстрее, повод для отчёта. А заявка после этого шага сутки ждёт согласования у руководителя, и общий срок изменился с трёх дней до двух дней и двадцати трёх часов.
Скорость всей цепочки задаёт самое узкое место, и ускорение любого другого звена в общий срок почти не проходит. Заявки просто копятся перед узким местом чуть быстрее.
// Поэтому до расчёта окупаемости смотрят на время ожидания между шагами, а не на время работы внутри шагов. Обычно ожидание съедает большую часть срока, и там же лежит самый дешёвый выигрыш.
- узкое место
- шаг с наименьшей пропускной способностью, который задаёт скорость всей цепочки
Как отвечать: «Эффект автоматизации хотят считать в сэкономленных часах. В чём подвох?»
В том, что часы становятся деньгами не автоматически. Если освободившееся время ничем не занято и штат не сокращён, расходы компании не изменились - экономия существует только в презентации. Поэтому я бы сразу спросил, чем займутся эти люди. Возьмут объём, который сейчас не успевают, - считаем эффект приростом обработанных заявок. Численность сократится - считаем через фонд оплаты труда. Если ответа нет ни там, ни там, честнее обосновывать проект другим: снижением числа ошибок и стоимостью их последствий, ускорением срока для клиента. И в смету обязательно положил бы сопровождение: за пять лет оно часто перерастает стоимость разработки, а в защите его почти никогда нет.
Кандидат вскрывает подмену, даёт два способа корректного счёта, предлагает запасное обоснование и вспоминает про стоимость владения.
На чём валятся
- −− Считают сэкономленные часы деньгами без ответа, чем займут людей.
- −− Забывают в смете сопровождение и доработки после запуска.
- −− Автоматизируют процесс «как есть», цементируя лишние согласования.
- −− Ускоряют шаг, который не был узким местом, и не двигают общий срок.
- −− Не считают долю исключений и не проектируют легальный ручной путь.
- −− Берутся за редкий процесс с плавающими правилами и получают вечные доработки.
Проверьте себя
Пять вопросов из банка по этой подтеме. Всего их 13, остальные разбираются в тренажёре.
- Процесс выполняется трижды в год и каждый раз по-разному. Стоит ли его автоматизировать?A)Да, автоматизация окупится за счёт качестваB)Скорее нет: отдача не покроет затратC)Да, если найдётся свободная командаD)Да, ради снижения числа ошибок
показать ответ и разбор
+B)Скорее нет: отдача не покроет затрат// разбор: Три исполнения в год дают ничтожную экономию времени, а изменчивость правил означает постоянные доработки. Такой процесс дешевле оставить ручным, но снабдить его хорошим шаблоном и инструкцией. Автоматизировать имеет смысл лишь ту часть, что стабильна и повторяется.
- Что стоит сделать с процессом до его автоматизации?A)Перевести его в электронный вид как естьB)Увеличить численность исполнителейC)Разработать для него подробный регламентD)Убрать лишние шаги и упростить логику
показать ответ и разбор
+D)Убрать лишние шаги и упростить логику// разбор: Автоматизация закрепляет процесс в коде: кривой порядок становится дорогим в изменении, а лишние согласования — навсегда встроенными в систему. Дешевле сначала выкинуть ненужное и упростить правила, а потом автоматизировать то, что осталось.
- Автоматизация сократила время обработки, но общий срок заявки не изменился. Почему?A)Ускорили не узкое место процессаB)Система работает медленнее ожидаемогоC)Сотрудники не перешли на новую системуD)Заявок стало поступать больше
показать ответ и разбор
+A)Ускорили не узкое место процесса// разбор: Общий срок определяется самой узкой стадией и ожиданием в очередях. Ускорение шага, который не был ограничением, просто добавляет ожидания перед следующим этапом. Поэтому перед автоматизацией смотрят, где реально уходит время, а не что технически проще автоматизировать.
- Как обосновать проект, где выгода в снижении риска ошибки, а не в экономии времени?A)Сослаться на отраслевую практикуB)Показать стоимость ошибки и её частотуC)Привести отзывы сотрудников о процессеD)Сравнить с решениями конкурентов
показать ответ и разбор
+B)Показать стоимость ошибки и её частоту// разбор: Риск переводится в деньги произведением цены события на его вероятность. Если ошибка в расчёте тарифа стоит компании двести тысяч и случается раз в квартал, годовой ущерб понятен и сравним со стоимостью проекта. Такой расчёт говорит на языке тех, кто утверждает бюджет.
- Почему у автоматизации бывает отрицательный эффект даже при верном расчёте выгоды?A)Из-за роста стоимости лицензий со временемB)Из-за увеличения нагрузки на серверыC)Из-за потери гибкости в нестандартных случаяхD)Из-за необходимости обучать новичков
показать ответ и разбор
+C)Из-за потери гибкости в нестандартных случаях// разбор: Человек умеет разобраться с исключением, система выполняет только заложенные правила. Если доля нестандартных случаев велика, вокруг автоматизации вырастает теневой процесс обходов, а сотрудники тратят время на борьбу с системой. Поэтому заранее считают долю исключений и продумывают ручной путь.
дальше
Теорию прочитали. Навык ставится повторением
В Сеньорчике эта подтема идёт в ежедневных сессиях: движок возвращает её, пока ответы не станут уверенными, и ведёт прогресс отдельно по каждой подтеме. Теория внутри тоже бесплатна, лимит только на количество вопросов в день.